Overzicht oplossingen
Het ERP voor woningcorporaties
Real Estate Management System
De beste online tool voor woningverhuur
Eenvoudig sturen op vastgoed en financiën
Digitale archivering en casemanagement
Het moderne werken van vandaag
Klant aan het roer
Facility Management Informatie Systeem
Ketenintegratie voor vastgoedbeheerders
Slimme software voor VvE-beheer
Van data naar informatie
Productfamilie
Volledig in control
Een bron, een waarheid
Gebruiksvriendelijke betalingsoplossingen
Onderhoud & duurzame planning
User experience, apps en portalen
Partnersysteem
Sectoren
Sociaal vastgoed
Commercieel vastgoed
Connect
Over Aareon
Nieuws & blogs
Support
Ga naar
Oplossingen
Ingrid Wilts, lid van het Klantsuccesteam bij Aareon, geeft een update over de implementatie van Zendesk. Deze nieuwe tool speelt een sleutelrol in het verbeteren van onze klantondersteuning en de samenwerking tussen verschillende units binnen Aareon.
De noodzaak van Zendesk
De snelle groei van Aareon heeft geleid tot een diversiteit aan systemen voor het verwerken van klantvragen en tickets. Dit resulteerde soms in onduidelijkheid voor klanten, die op verschillende plekken hun vragen moesten indienen. Om dit te stroomlijnen, hebben we besloten om met één centraal ticketsysteem te werken dat alle units van Aareon bedient. Zendesk werd gekozen om ons te helpen bij deze uitdaging.
Waarom Zendesk?
Zendesk werd gekozen vanwege zijn gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden om processen te automatiseren en te integreren. De belangrijkste voordelen zijn:
Automatisering: Zendesk maakt het mogelijk om routinetaken, zoals het versturen van herinneringen, automatisch uit te voeren. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere werkwijze.
AI-functionaliteiten: Dankzij diverse handige AI-mogelijkheden kunnen medewerkers sneller tickets analyseren en afhandelen.
Self-service tools: Zendesk biedt mogelijkheden om een kennisbank op te zetten, waar klanten toegang krijgen tot instructies en handleidingen. Op die manier kunnen we klanten voorzien van de informatie die ze nodig hebben, zonder dat ze een ticket hoeven in te dienen.
Analyse en rapportage: De geïntegreerde analysemogelijkheden bieden uitgebreide rapportages, wat ons helpt bij het evalueren van onze dienstverlening en klanttevredenheid.
Integratiemogelijkheden: Zendesk biedt ruime mogelijkheden om te integreren met andere systemen, inclusief het bouwen van nieuwe koppelingen waar nodig.
Cloud-gebaseerd: Zendesk is volledig cloud-gebaseerd en daardoor altijd en overal bereikbaar, inclusief via een mobiele app.
Het implementatietraject
Het implementatietraject van Zendesk begon enkele maanden geleden bij onze vestiging in Amsterdam. Onder leiding van Niels Hazekamp zijn 3 collega’s gestart met de implementatie van Zendesk voor de oplossingen REMS en Property to Market. Deze eerste fase was essentieel om de basis te leggen voor de verdere uitrol van Zendesk binnen Aareon.
Na het voltooien van deze fase werd gestart met de implementatie van Zendesk bij TwinQ. De kennis en ervaring die tijdens deze eerste implementaties zijn opgedaan, worden nu volop benut in deze fase van het traject.
Momenteel werken we aan de implementatie van Zendesk voor de units Aareon Cloud Services, Assets & Treasury, Sonar (BI) en Wonen (Tobias, Aareon DMS, apps en portalen). Dit omvat niet alleen de technische configuratie, maar ook het afstemmen van processen en workflows om ervoor te zorgen dat Zendesk optimaal aansluit bij de behoeften van deze units. Daarnaast zijn we al in gesprek met Blue-Mountain om later dit jaar daar ook te starten met de implementatie.
Huidige stand van zaken
De configuratie van de ticketflows is grotendeels afgerond. Dit betekent dat de basisstructuur voor het verwerken van tickets staat en klaar is voor gebruik. We hebben inmiddels enkele testrondes uitgevoerd met ons supportteam om te zorgen dat alles soepel verloopt. Op basis van hun feedback zijn we nu bezig met de laatste aanpassingen en verfijningen. Ook verschillende klanten van Aareon zijn betrokken bij dit proces.
De domeincoördinatoren zijn druk bezig met het verzamelen van nuttige instructies en handleidingen voor de kennisbank. Dit is een belangrijk onderdeel van onze self-service strategie. Verder wordt er gewerkt aan de koppeling tussen de helpfunctie in Tobias en de kennisbank en onderzoeken hoe we de huidige documentatie van het extranet een plek kunnen geven in Zendesk.
Ook werken we samen met het team in Duitsland om alle relevante data uit Valuemation, ons huidige ticketsysteem, naar Zendesk te importeren. Dit omvat niet alleen de gegevens van collega’s en organisaties, maar ook gebruikersgegevens en openstaande tickets. Dit is een omvangrijke taak die essentieel is voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.
Livegang plannen
Zendesk is zo gebruiksvriendelijk, dat onze klanten het kunnen gebruiken zonder uitgebreide instructies. Een korte video op onze website is eigenlijk alles wat er nodig is. We werken samen met ons communicatieteam om klanten hierover binnenkort te informeren,
Met Zendesk zetten we een belangrijke stap in de richting van een verbeterde, efficiënte en klantgerichte ondersteuning. We kijken ernaar uit om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn en onze interne processen verder te stroomlijnen.
van: Astrid Oosting, Corporate communication, design & events
Maak je gebruik van deze website, dan zetten wij cookies op je apparaat om de gebruikerservaring te verbeteren. Bekijk ons privacybeleid.
Cookies hebben we nodig om onze website voor jou te optimaliseren.
We gebruiken Hubspot om ons te helpen de website te verrijken met extra functies en om het online aanbod te verbeteren met behulp van verzamelde statistische gegevens over bezoeken aan de website en gegevens over gebruikersgedrag (tracking). Daarom stellen we het op prijs als je de bijbehorende cookies en tracking accepteert.
Technische cookies zijn essentieel om het websitebezoek modern en veilig te laten verlopen en om geïntegreerde diensten zoals klantenlogin en trainingsregistraties goed te laten functioneren. Daarom kan je technische cookies niet deactiveren.
Gedetailleerde informatie is te vinden op de pagina Privacy, waar je cookies en tracking kunt in- of uitschakelen onder privacy-instellingen.
Technical
Hubspot