Succesvolle samenwerking met Openbaar Belang bij de implementatie van Tobias 365

Verandering na 35 jaar hetzelfde systeem

Openbaar Belang werkte maar liefst 35 jaar met dezelfde ERP-leverancier. Vanuit de informatievisie van de corporatie is gezocht naar een nieuw strategisch partnerschap met een op Microsoft gebaseerde oplossing. Na een zorgvuldige marktverkenning kwam Openbaar Belang in contact met Aareon. “Wij zochten een partij die niet alleen een product levert, maar ook meedenkt over hoe processen verbeterd kunnen worden,” aldus Michael Piest. De keuze voor Aareon bleek een schot in de roos, waarbij het partnerschap centraal stond.

Fase 1: succesvol live met Tobias 365

De eerste fase van het implementatieproces werd in vijf maanden doorlopen. Bart vertelt: “Het was bijzonder om te zien hoe betrokken onze medewerkers waren en hoe goed de samenwerking met de consultants verliep. We zijn trots dat we in zo’n korte tijd onze basisprocessen konden migreren.” Hoewel er kleine uitdagingen waren vlak voor de livegang, zoals ziekte van teamleden en technische obstakels, werden deze gezamenlijk aangepakt. “Het gevoel van partnerschap was duidelijk aanwezig,” voegt Michael toe.

De magische mix en een strategisch partnership

Openbaar Belang hanteert een unieke werkwijze, waarin ze de leefbaarheid in buurten probeert te versterken door gericht verschillende doelgroepen te huisvesten. Dit noemen ze de ‘magische mix’. Tijdens het implementatieproces werd deze aanpak nauwkeurig meegenomen in de inrichting van het nieuwe systeem. Michael legt uit dat de consultants verder gingen dan de basis. “Ze voelden zich echt betrokken, zelfs buiten geplande momenten om. Dit is precies het strategisch partnerschap dat we zochten.”

Lessen en vooruitblik op fase 2

Het traject heeft Openbaar Belang en Aareon ook waardevolle inzichten opgeleverd die toekomstige woningcorporaties die voor een vergelijkbare verandering staan kunnen gebruiken. Bart adviseert: “Lees je goed in, zorg voor duidelijke visie en betrek je interne organisatie tijdig. Het gaat niet alleen om de keuze voor een nieuw systeem, maar ook om de mensen die ermee gaan werken.” Michael voegt hieraan toe dat het cruciaal is om uitzonderingen binnen standaard werkprocessen goed in kaart te brengen en de juiste stakeholders tijdig te betrekken.

Na de succesvolle afronding van fase 1 is Openbaar Belang al volop bezig met fase 2, waarin nieuwe functionaliteiten worden geïmplementeerd. Ook wordt vanuit het samen afgesproken Serviceplan van Aareon continu naar verbetering gezocht van onderdelen die zijn geïmplementeerd.

Bij Aareon kijken we uit naar de volgende stappen. Samen met Openbaar Belang blijven we bouwen aan de toekomst!