Serviceplannen voor klantgericht optimaliseren van Tobias 365

Wat houdt een Serviceplan in?

Met de introductie van de nieuwe cloudoplossing Tobias 365 heeft Aareon ervoor gekozen om klanten proactief te begeleiden bij het optimaal inzetten van de geïmplementeerde oplossing en waar mogelijk bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Jarno licht toe: “De livegang van Tobias 365 betekent niet het einde van onze betrokkenheid. We willen ervoor zorgen dat klanten maximaal profiteren van de functionaliteiten in Tobias 365 en andere oplossingen. Met onze Serviceplannen helpen we klanten gericht hun organisatiedoelen te bereiken.”

Van installatieondersteuning tot adoptiebegeleiding

Eén van de uitdagingen voor klanten is het bijblijven met de regelmatige updates van Microsoft en andere functionaliteiten binnen Tobias 365. Met de dienst ‘Release-support’ biedt Aareon klanten de nodige ondersteuning: “Release-support betekent dat we klanten helpen de updates te implementeren en uitleg geven over nieuwe functionaliteiten,” aldus Jarno. “Dit zorgt ervoor dat klanten niet alleen technisch bijblijven, maar ook optimaal gebruik kunnen maken van nieuwe mogelijkheden. Doordat we werken met een vast consultancyteam per klant kennen we de klant en zijn applicatielandschap en -inrichting goed. Dit zorgt ervoor dat we nieuwe functionaliteiten goed kunnen vertalen naar de klantsituatie.”

“Daarnaast biedt Aareon met ‘Gebruikscomfort’ een dienst die gebruikers ondersteunt bij de dagelijkse inzet van Tobias 365. “We zien vaak dat na een intensieve trainingsperiode tijdens de implementatie toch weer Excel-lijstjes tevoorschijn komen. Met Gebruikscomfort willen we ervoor zorgen dat klanten blijvend gebruikmaken van het systeem zoals het bedoeld is,” voegt hij toe. “Een dienst in dezelfde lijn is ‘Jaarcyclus’. Hierbij bieden we ondersteuning op het vlak van jaarlijkse processen, zoals bijvoorbeeld de huurverhoging. Vaak is dit in combinatie met webinars.”

“Nieuw in 2025 is de dienst Academy e-Learning”, vertelt Jarno verder. “Vanaf januari hebben we een set aan e-learnings beschikbaar die eindgebruikers helpen om de basis kennis van 365 op te doen. Door het Serviceplan als abonnementsvorm aan te bieden kunnen we borgen dat het team dat de diensten uitvoert ook in de toekomst beschikbaar zal zijn. Hiermee blijft de specifieke kennis van de klant geborgd.”

“Welke doelen willen we bereiken en bereiken we deze daadwerkelijk? Een belangrijke vraag die klanten ons vaak stellen op het moment dat ze de verschillende diensten van ons afnemen”, zegt Jarno. “Om dit vorm te geven heeft Aareon de dienst “Klantsucces” geïntroduceerd. De klantsuccesmanager(KSM) is de inhoudelijk partner die samen met de klant aan het begin van het jaar de doelen opstelt om het optimale uit de producten en diensten van Aareon te halen en te komen tot een maximale eindgebruikerstevredenheid. Deze doelen worden vertaald naar een zogenaamd Klantsuccesplan. Dit plan zorgt voor verbinding en structuur over alle diensten die Aareon biedt. Deze wordt bijgewerkt door de consultants die diensten uitvoeren bij de klant en door de klant zelf, zodat er een totaalbeeld ontstaat. Op regelmatige basis neemt de KSM de resultaten en voortgang door met zijn contactpersoon bij de klant. Doelen worden gemeten en waar nodig worden activiteiten bijgesteld. Dit alles om samen te zorgen dat we het maximale klantsucces bereiken.”

“Hiernaast geeft de KSM proactief advies”, vult Jarno nog aan. “Bijvoorbeeld op het vlak van ontwikkelingen bij Aareon, die de KSM met de klantkennis die hij heeft, goed kan vertalen naar de klantsituatie. Ook zal de KSM op regelmatige basis een verbeteradvies geven op basis van een analyse van de tickets die bij de Aareon-servicedesk zijn aangemaakt. Dit alles om onze klanten zo optimaal mogelijk te bedienen.”

Voortdurende verbetering en afstemming

Elk jaar evalueert Aareon samen met de klant de ingezette diensten en passen ze het Serviceplan aan. “We houden alle feedback bij en gebruiken deze om de diensten verder te verfijnen,” zegt Jarno. “Deze jaarlijkse evaluatie is een kans om onze inzet nog beter af te stemmen op de specifieke behoeften van onze klanten.”

Serviceplannen voor alle producten van Aareon

Hoewel de eerste Serviceplannen gericht waren op Tobias 365, is het concept inmiddels uitgebreid naar Aareon’s hele productportfolio, zoals het Aareon DMS (Document Management Systeem). “De basis die we gelegd hebben voor Tobias 365, kunnen we eenvoudig toepassen voor andere markten en producten,” verklaart Jarno.

Vooruitblik en klantgerichte innovatie

De reacties op de Serviceplannen zijn over de gehele linie positief, waarbij klanten waardering tonen voor de gestructureerde ondersteuning en proactieve aanpak. “We zien dat klanten de diensten die ze in 2024 afnemen continueren in 2025, vaak zelfs met een extra inzet op bepaalde gebieden,” vertelt Jarno. Dit wijst erop dat de Serviceplannen goed aansluiten op de behoeften van klanten.

Met deze aanpak blijft Aareon investeren in klantgerichtheid en duurzame relaties door innovatie en ondersteuning. “We blijven graag met klanten in gesprek om samen te kijken naar de beste oplossingen, ook wanneer deze verder gaan dan de corporatiesector,” besluit Jarno.