Jarno Kroezen, directeur Consultancy, over succesvolle migraties naar Tobias 365

Inmiddels zijn 50 klanten van Aareon Nederland succesvol gemigreerd naar Tobias 365. Jarno Kroezen, verantwoordelijk voor de consultancy-afdeling binnen Aareon Nederland en onderdeel van de directie, geeft een boeiende inkijk in de werkzaamheden van zijn afdeling als het gaat om migraties naar de cloud binnen de woningcorporatiemarkt en de belangrijke rol van Tobias 365 in deze transformaties.

Migraties binnen de woningcorporatiemarkt

Jarno legt uit dat Aareon Nederland momenteel klanten heeft die draaien op drie verschillende versies van Tobias: de 2009-release, de 2012-release en de nieuwste 365-release van Microsoft. "Ons doel is om al onze klanten uiteindelijk op één platform te laten draaien, namelijk Tobias 365, een volledig cloud-gebaseerd product," aldus Jarno.

Sinds de start van de uitrol in 2020 zijn er al flinke stappen gezet. "We zijn begonnen met twee klanten die we van 2009 naar 365 hebben gemigreerd. Dit proces noemen we een migratie omdat er, gezien de technische verschillen in de databasestructuur, een vertaalslag gemaakt moet worden," vervolgt hij. De inrichting van 2009 wordt wel grotendeels overgenomen naar 365. Doordat de inrichting overgenomen wordt en de functionaliteit veel gelijkenissen kent met 2009 hoeft de klant zijn processen maar minimaal aan te passen.

Hiermee maken we de stap naar 365 zo eenvoudig mogelijk voor onze klanten. Voor klanten die van de 2012-release naar Tobias 365 overstappen heeft het proces meer weg van een upgrade. "Bij deze klanten is de databasestructuur technisch vrijwel gelijk, waardoor we de database één op één kunnen omzetten," vertelt Jarno. Ook hier geldt dat we de inrichting van 2012 overnemen naar 365. De functionaliteit en werking van 2012 is grotendeels gelijk aan 365. Met deze upgrade aanpak zorgen we dat de stap naar 365 zo min mogelijk impact heeft op de organisatie van de klant.

Succes en groei van Tobias 365

De successen liegen er niet om: "We zijn erg succesvol in het omzetten van 2009-klanten naar Tobias 365. Inmiddels hebben we dit jaar ook de eerste klant van 2012 naar 365 geüpgraded, namelijk Elkien. Een erg mooi traject waar we gezamenlijk met de klant in een doorlooptijd van vier maanden de omzetting naar Tobias 365 hebben gerealiseerd. Inmiddels hebben we 50 klanten die gebruikmaken van Tobias 365, goed voor het beheer van ongeveer 575.000 verhuurbare eenheden en 5.200 eindgebruikers," zegt Jarno trots.

Het doel voor eind 2024 is dat dit 55 klanten zijn met 600.000 woningen en 5600 eindgebruikers. "We hebben een goede aanpak en stabiele processen, en zetten nu vol in op de adoptie van het systeem, mede ondersteund door onze Serviceplannen waar de e-learning van de Academy vanaf 2025 ook onderdeel van uitmaakt," voegt hij toe. We willen graag de partner zijn voor onze klanten die zorgt voor optimale klanttevredenheid. Met hierbij als belangrijke doelstelling dat onze klanten de maximale waarde uit onze producten en diensten halen.

Uitdagingen en leerpunten

Hoewel de resultaten indrukwekkend zijn, erkent Jarno dat er ook uitdagingen zijn geweest. "Bij de migratie van 2009 naar 365 duurde het iets langer om het proces onder de knie te krijgen. Dit was deels omdat we ook met een nieuwe versie van Tobias werkten, maar ook omdat we de processen van onze klanten 1 op 1 overzetten. Wanneer deze processen in de reeds aanwezig Tobias-omgeving niet optimaal functioneren en de kennis ook niet op niveau is, blijft de situatie, bij een 1 op 1 overgang, in Tobias 365 natuurlijk hetzelfde. Dit heeft geleid tot een belangrijk leermoment: het is noodzakelijk om vooraf een grondige scan te doen om te controleren of de processen en kennis van eindgebruikers op het juiste niveau zijn," legt hij uit. Inmiddels is dit onderdeel van onze standaard aanpak.

De rol van de Aareon Academy

De Aareon Academy speelt een cruciale rol in de adoptie van Tobias 365. "Sinds vorig jaar hebben we de Academy opnieuw gepositioneerd, waarbij we korte instructievideo’s genaamd videotutorials beschikbaar stellen binnen Tobias 365. Ook hebben we dit jaar de stap gezet naar het ontwikkelen van e-learning voor het platform," aldus Jarno.

Met een solide aanpak, het Serviceplan en de voortdurende ondersteuning via de Academy kijkt Aareon Nederland vol vertrouwen naar de toekomst. "We zijn vastbesloten om tegen eind 2025 alle klanten van 2009 te hebben gemigreerd, en tegen halverwege 2026 ook alle klanten van 2012. Dan zitten al ons klanten op een volledig cloud-gebaseerde oplossing en hiermee een toekomstbestendig fundament. Een mooie basis om gezamenlijke met onze klanten op verder te bouwen.”

Lees meer over de Academy in het artikel Ontwikkelingen bij de Aareon Academy: een gesprek met Coen en Aljosja.