Efficiënt documentbeheer met het Aareon DMS: een gesprek met projectmanager Barbara van den Berg

Barbara van den Berg is sinds anderhalf jaar werkzaam als projectmanager bij Aareon en vertelt in dit interview over haar werkzaamheden. Als projectmanager begeleidt zij implementaties en upgrades van het Aareon DMS (Document Management Systeem) voor diverse klanten. Haar ervaring, oorspronkelijk in de zorg, komt goed van pas in haar werk met woningcorporaties en andere organisaties die behoefte hebben aan een efficiënt documentbeheersysteem.

Wat doet een DMS precies?

Een Document Management Systeem (DMS) ondersteunt organisaties bij het opslaan, beheren en archiveren van documenten in verschillende formaten, zoals PDF’s, afbeeldingen en Excel-bestanden. Barbara legt uit: “Het systeem beheert de volledige levenscyclus van een document. Hierdoor weten organisaties precies welke documenten aan welke projecten of klantendossiers zijn gekoppeld en kunnen ze verouderde bestanden verwijderen, bijvoorbeeld om te voldoen aan AVG-regelgeving. Voor woningcorporaties en andere organisaties met grote hoeveelheden documenten is dit systeem onmisbaar.”

Projecten in de cloud: snelle updates en proactief beheer

Barbara en haar team helpen klanten ook overstappen naar een cloud-omgeving, wat voordelen biedt op het gebied van beheer en schaalbaarheid. “In de cloud kunnen we sneller opschalen als een klant groeit, en we kunnen proactief monitoren en updates doorvoeren voor alle klanten die op een bepaalde cloud-omgeving zitten,” vertelt Barbara. Dit betekent dat updates niet meer afzonderlijk geïnstalleerd hoeven te worden, wat tijd bespaart en zorgt voor consistentie in het systeembeheer.

Lopende en afgeronde projecten

Het afgelopen jaar heeft Barbara een groot aantal DMS-implementaties begeleid bij verschillende woningcorporaties. Naast nieuwe implementaties voert het team ook upgrades uit voor klanten die al gebruikmaken van het DMS. “We zorgen ervoor dat klanten altijd werken met de nieuwste versie van het systeem, zodat ze optimaal profiteren van nieuwe functies en verbeterde beveiliging,” legt Barbara uit.

Hoe verloopt een DMS-project?

Een nieuw DMS-project start altijd met een analyse van het bestaande systeem van de klant. Barbara beschrijft het proces: “We beginnen met een kick-off waarin we samen met de klant de wensen en eisen voor de nieuwe omgeving bespreken. Daarna richten we een testomgeving in en bieden we trainingen aan, zodat de klant volledig vertrouwd raakt met het nieuwe systeem. Uiteindelijk gaan we live, wat betekent dat de klant volledig overstapt op het nieuwe Aareon DMS in de cloud.”

Feedback van klanten en uitdagingen bij migraties

Barbara ontvangt vaak positieve reacties van klanten, hoewel sommige trajecten uitdagender kunnen zijn, bijvoorbeeld door vervuilde data in het oude systeem. Ze stelt dat goede samenwerking essentieel is: “We werken nauw samen met klanten om ervoor te zorgen dat de migratie soepel verloopt en dat de data correct en efficiënt overgezet worden”

Met haar enthousiasme en ervaring speelt Barbara een cruciale rol bij het succesvol afronden van deze projecten. Haar inzicht in de uitdagingen van klanten en de voordelen van een DMS in de cloud maakt haar tot een waardevolle schakel binnen Aareon.